1

Retningslinjer for tildeling av mobiltelefoner

1.1

Mobiltelefoner - generelt
Enhetslederne avgjør hvilke arbeidstakere som skal ha mobiltelefon. Dette kan tilstås i de tilfelle hvor det anses nødvendig for tjenesten. Ved vurderingen legges vekt på behovet for tilgjengelighet, beredskap, fleksibilitet m.v.

Enhetslederne er ansvarlige for at det blir utarbeidet en oversikt over dem som til enhver tid har fått tildelt mobiltelefon.

1.2.

Vakt- og utlånstelefoner
Definerte vakt- og utlånstelefoner som er registrert på Holtålen kommune v/virksomhet, og som benyttes av flere arbeidstakere, skal oppbevares hos arbeidsgiver. Ansvarlig leder skal sørge for at slike telefoner er nedlåste når de ikke er i bruk. Enhetsleder skal påse hvem som til enhver tid disponerer telefonen.
Ingen skal ha utlånstelefon på fridager og helgedager dersom ikke hensynet til arbeidet eller spesielle forhold gjør dette nødvendig.
Vakt- og utlånstelefoner omfattes ikke av innberetningsreglene. Det forutsettes derfor at dette er telefoner som kun skal benyttes i arbeid, og det beregnes ingen privat fordel av denne bruken.
Dersom vakt- eller utlånstelefoner står i navnet til en arbeidstaker, blir vedkommende beskattet på vanlig måte etter ”sjablonmodellen”, jfr. pkt. 2.

1.3

Kjøp av telefon. Dekning av abonnement.
Når det vurderes å foreligge et tjenstlig behov for mobiltelefon for en arbeidstaker, dekker arbeidsgiver kjøp av telefon, inntil kr. 2.500, samt abonnementskostnader etter original regning fra leverandøren. IKT-avdelingen koordinerer innkjøp av telefoner.
Det vises til pkt. 2 angående beskatning for bruk av mobiltelefoner.

1.4

Begrensninger
Det skal foretas en løpende vurdering av omfanget av de ansattes tjenstlige behov for arbeidsgiverfinansiert mobiltelefon.
Ved ferie, permisjon, sykdom eller annet fravær skal enhetsleder i hvert enkelt tilfelle vurdere ut fra tjenstlig behov om utgiftsdekningen skal midlertidig stanses eller opprettholdes.
Tilsvarende vurdering skal skje ved endring i funksjon, oppgaver eller stilling.

2.

Beskatning etter ”sjablonmodellen”
”Sjablonsystemet” gjelder bare for arbeidsgiverfinansierte elektroniske
kommunikasjonsmidler som det er et yrkesmessig behov (”tjenstlig
behov”) for å ha. Hvis dette ikke er tilfelle, skal arbeidstaker beskattes fullt ut – altså ikke begrenset til sjablonen på 4.000 (6.000) kroner.

2.1

Hovedregel
Etter ”sjablonmodellen” skattlegges arbeidstaker på følgende måte dersom
vedkommende har adgang til å disponere mobiltelefon utenfor sin ordinære
arbeidstid:
Arbeidsgivers dekning av faktiske utgifter mellom kr 1.000 kroner og inntil 5.000 kroner pr. år legges i sin helhet til inntekten og skattlegges som personinntekt.

Dersom arbeidstaker har to eller flere abonnement, f.eks. både mobiltelefon og bredbånd, eller to mobiltelefoner, vil arbeidsgivers dekning av faktiske utgifter mellom 1.000 kroner og inntil 7.000 kroner pr. år bli lagt til vedkommendes inntekt.

Dersom arbeidstaker betaler deler av utgiftene selv, reduseres skatteplikten tilsvarende.

2.2

Vakt- og utlånstelefon
Vakt- og utlånstelefoner forutsettes ikke å være omfattet av innberetningsreglene. Dette er telefoner som kun skal benyttes i arbeid, og det beregnes ingen privat fordel av denne bruken.

2.3

Unntak fra beskatningsreglene

2.3.1

Unntak fra ”sjablonmodellen” – oppbevaring av telefon på arbeidsplassen
Skattlegging av mobiltelefon kan unngås dersom arbeidstaker inngår avtale med arbeidsgiver om at telefonen skal legges igjen på arbeidsplassen etter endt ordinær arbeidstid.

2.3.2

Unntak ved refusjon for arbeidstakers utlegg
Dersom arbeidsgiver i særskilte tilfelle har inngått avtale med arbeidstaker om å dekke arbeidstakers utlegg til tjenstlige samtaler fra arbeidstakers privattelefon etter regning, kan vedkommende få dette skattefritt.
I slike tilfelle skal regningen være spesifisert, og må inneholde tilstrekkelig informasjon til å vise at det er åpenbart at den aktuelle utgiften skyldes tjenstlig bruk, herunder eksempelvis dato, klokkeslett, hvilket nummer som er oppringt, mottakers navn og samtaletid.
Det er ikke anledning til å gi skattefri refusjon for eventuelle faste avgifter til abonnement e.l.

3.

Opphør av tjenesten
Når en ansatt slutter i stillingen, faller kommunens dekning av utgiftene til elektroniske kommunikasjonsmidler bort fra utgangen av sluttmåneden. Mobiltelefon skal leveres tilbake til arbeidsgiver innen siste arbeidsdag.

4.

Innberetning
Reglene for beskatning av arbeidsgivers dekning av elektronisk kommunikasjon er pr. 01.01.06 lagt om til en sjablonbeskatningsmodell. Modellen kommer til anvendelse uansett om arbeidsgiver eller arbeidstaker står som abonnent.
Arbeidsgiver har ansvar for å etterleve regelverket, og plikter å innberette til skattemyndighetene.

Hele ordningen er gjenstand for arbeidsgivers kontroll med at skattereglene blir fulgt.