Saksbehandling
 

Det er et mål at saker/brev fra Holtålen kommune skal være mest mulig like i oppsett og utforming, så derfor har vi laget denne ”kokeboka” som vi håper du følger i din saksforberedelse. Det er ikke ment som noe saksbehandlerkurs, men bare som en anbefaling for lik praksis.

Husk alltid at vi skriver en sak i vesentlig grad for politikerne som ikke sitter med de samme opplysningene og kunnskapene som vi gjør, men vi skriver også for andre som kanskje får denne ene saken dette året. Skriv som om det er til en ukjent leser som skal lære denne saken og ikke har en forhistorie fra andre saker.  

Det er få skrevne regler om saksbehandling og prosedyre for dette bortsett fra Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (Forvaltningsloven) av 10. februar 1967 som har en rekke bestemmelser, som må følges. Dette er en lov samtlige saksbehandlere bør gjøre seg kjent med!! Blant annet gjelder dette spørsmålet om

Habilitet

            ved forberedelse av en sak . Pass på at du selv ikke kan bli oppfattet som partisk ut fra reglene i kapittel 6 (§6 – 10).

Veiledning

            som vi er forpliktet til etter §11.

Saksbehandlingstid

            der det heter at det skal gis et foreløpig svar (forvaltningsmelding) dersom det må ventes at det vil ta uforholdsmessig lang tid før en henvendelsen kan besvares. I saker som gjelder enkeltvedtak, skal slik melding sendes ”om en henvendelse ikke kan besvares innen en måned etter at den er mottatt”.

Taushet

            Som er beskrevet i §13.

Utredning.

            Det heter i §17 at vi skal påse at en sak er så godt opplyst som mulig før vedtak treffes – altså før vi sender den fra oss til politikerne. Vi skal være objektive og belyse så vel de positive som de negative sidene og behandle alle parter likt. 

Vedtaket.

Her er viktig å merke seg at ifølge §24 skal et enkeltvedtak begrunnes. Uten begrunnelse kan vedtaket bli kjent ugyldig. Det heter riktignok at ”i andre saker enn klagesaker kan forvaltningsorganet la være å gi samtidig begrunnelse dersom det innvilger en søknad og det ikke er grunn til å tro at noen part vil være misfornøyd med vedtaket”.

Klage. Klagefristen er 3 uker fra det tidspunkt vedtaket er kommet fram til vedkommende part. I §28 bestemmes at et enkeltvedtak kan påklages. Vårt delegasjonsreglement sier at vedtak er truffet av

·         rådmannen (administrasjonen) - delegert vedtak -, kan påklages til kommunestyret

·         hovedutvalg, kan påklages til formannskapet

·         formannskapet, kan påklages til kommunestyret

·         kommunestyret, kan påklages til Fylkesmannen

Dersom vedtaket er fattet på bakgrunn av en særlov, og det i særloven er bestemt hvilket statlig organ som er klageinstans, er klageprosedyren slik:

·         Vedtak fattet av rådmannen skal, dersom rådmannen fastholder sitt vedtak, behandles av aktuelt hovedutvalg før det oversendes det statlige klageorganet til endelig avgjørelse.

·         Politisk fattet vedtak skal, dersom organet fastholder sitt standpunkt, oversendes statlig klageorgan dersom den aktuelle lov ikke har annen bestemmelse.

            Klage sendes til det organ som har fattet vedtaket, for eventuell endring først, og klagen bør inneholde begrunnede opplysninger om hvorfor vedtak bør omgjøres.

En sak hos oss inneholder i hovedsak 6 hoveddeler:

·        sakstittel (overskrift)

·        innstilling

·        dokumentoversikt

·        saksopplysninger

·        vurderinger

·        kopi til

Nedenfor har vi tatt for oss disse områdene og kommentert/gitt anbefalinger om bruken.

Skriv godt og korrekt norsk

Det er viktig at vi skriver et lettlest, godt forståelig og korrekt norsk helst uten fremmedord og forkortelser. Datamaskinen hjelper deg med ortografien. Ser du en rød krøllstrek under et ord, er det mest sannsynlig at du har gjort en feil som skal rettes. Forlat ikke en slik krøllstrek før du har vurdert hvorfor den står der og eventuelt har rettet.

Bruk rett kjønn! Skriv aldri skola, men skolen – aldri plana, men planen - for å nevne et par eksempler.

Det er svært sjelden vi mottar skriv som inneholder feil, og vi bør heller ikke levere fra oss feil. Er ikke språket korrekt, vil leseren også lete etter andre feil. En blir straks mistenksom. Dersom en saksbehandler ikke kan skrive korrekt norsk, hvordan kan vi da stole på at det han skriver, er rett, tenker mange. Det du synes er pirkete, vil andre oppfatte som alvor og unødig slurv.

Les alltid over saken og rett opp feil før du regner den som avsluttet, og leverer den fra deg.

SAKSTITTEL   

Skriv

·         store bokstaver

·         helst ikke mer enn 2 linjer og pass på å dele på 2 linjer da skjermbildet ikke gir plass for mer enn et visst antall bokstaver per linje. Ellers kan du få en tittel med forkortelser og utelatelser ”i hytt og pine”.

·         tittel som stemmer med saksinnhold. Om nødvendig endrer du tittel fra postregistreringen. 

·         tittelen slik at saken skal være gjenkjennbar når vi leser en saksliste. Eks. Dersom overskriften lyder ”SØKNAD OM BYGGETILLATELSE” / ”SØKNAD OM MIDLER”/”KLAGE PÅ VEDTAK – KJØRING MED SNØSCOOTER” , sier det oss nesten ingen ting, og har vi mange slike saker i et møte, vil det gå helt i surr, og leser vi dem enkeltvis, vil vi også få problemer. Skriv da heller for eksempel ”SØKNAD/KLAGE FRA ….. OM …”, for da kan både politikerne og andre forstå hva saken gjelder, og hvem den angår. Postregistreringen skjer på en annen måte, så dette må du passe på selv. For å skjerme innsyn i saker eller journalposter, kan du gradere sak eller journalpost. Hvis journalposten er gradert, blir automatisk også dokumentene i journalposten gradert. Hvis en sak eller journalpost skal graderes, må hjemmel for gradering registreres.

INNSTILLING

Du skriver alltid på vegne av rådmannen. Vi bruker gjennomført saksbehandling. Det betyr at innstillingen skal skrives for det organet som vedtar/avgjør saken – ikke det som tilrår/innstiller. En sak som skal til kommunestyret for avgjørelse, skal aldri i innstillingen begynne med for eksempel ”Hovedutvalg for …. ” . Bruk da ”Kommunestyret… ”/”Holtålen kommunestyre …”, selv om saken først skal behandles i hovedutvalg/formannskapet.

Innstillingen må være korrekt, for den kan få store følger dersom den kan tolkes feil, og om innstillingen blir vedtaket, vil den nesten alltid få konsekvenser for noen. Ikke bruk overflødige ord. Vær konsekvent i bruk/ikke bruk av nummerering/strekpunkt og lignende. Få med alt som er nødvendig. 

Dersom innstillingen fører til økonomiske konsekvenser, skal du alltid konferere med rådmannen før du lager innstillingen. Du skal også alltid konferere med rådmannen når du skriver sak som skal behandles i kommunestyret. Ellers kan alltid rådmannen bes om råd!

DOKUMENTER

Du møter oppsettet nedenfor, og det skal brukes bare til å lage en oversikt over de dokumentene som hører hjemme i saken. Det kan være ett, og det kan være mange. Du lager flere linjer etter behov ved å stå med markøren i siste celle og trykk tabulator.

1. kolonne       Dato for innstempla brev/dokument e.a. Bruk dato, for eksempel  02.01.01.

2. kolonne       Eks.: Brev fra …..

                        Eks.: Formannskapssak 00/00

                        Her skrives ingen ting om innholdet i dokumentet – bare om det er brev, sak e.a. og hvem det er fra eller sendt til. Systemet lager forslag.

3. kolonne       Her nummereres fortløpende de dokumentene som skal vedlegges ved utsendelse av sak, og ekspedisjonen/serviceenheten vil legge vedleggene i den rekkefølge du har bestemt her. Er det ett dokument i saken, og det skal    vedlegges, skriver du tallet 1 i rubrikken.

Husk å legge ved nødvendig kartutsnitt for at de som skal behandle saken, skal vite hvor plassering er. Det må på kartet finnes lett leselige kjente navn eller annet som klargjør plasseringa. Er det nødvendig, skriver du på et navn sjøl. Fest for eksempel en maskinskrevet lapp på kartkopien før den kopieres.

SAKSOPPLYSNINGER

·         Start med en orientering om hva saken gjelder – bakgrunn, problemstillinger. – og plasser den rett i forhold til navn og geografi.

·         Få fram sakens fakta.

·         Framstillingen skal ha med flest mulig (relevante) fakta både for og mot/ulemper og fordeler.

·         Noen bruker et slags nummeroppsett. Gjør du det, må hvert nummer være selvstendig og ha en mening. Ellers kan en formulering som en god gammeldags stil være like god og gjøre nytten, og den er mye lettere å lese og forstå. Bruk aldri ”jeg-form”.

·         Du skal ikke forsøke deg på å fordele skyld og uskyld, ta part i sak eller foreta tolkninger uten at det er fakta fra en eller annen kilde.

·         Skriv heller korte utsnitt/forklaringer fra et skriv enn å legge ved hele skrivet. Mange unødvendige vedlegg er belastende for den som skal lese og gir dårligere oversikt. Vi må imidlertid forsøke å få med det vesentlige. Noen vil alltid klage på at noe er ”bevisst” utelatt eller lignende, men det må vi bare regne med. Er det noen som vil lese hele dokumentet/alle dokumentene, har de anledning til det før møtene.

VURDERINGER

Her argumenterer du både for og mot om sakens fakta, og her kan du foreta tolkninger ut fra egne meninger. På bakgrunn av dette kommer du fram til en konklusjon. Faktiske opplysninger om saken er ikke det vi venter å finne her. Det hører hjemme i avsnittet over.

Avsnittet om saksopplysninger kommer vi aldri utenom. Vurderinger er ikke alltid nødvendig å ta med, men da må saken være enkel og selvfølgelig.

KOPI TIL

Dersom det ikke står noe i denne tabellen, vil saken normalt bare bli arkivert. Serviceenheten gjetter seg ikke til hvem som skal ha saken, eller om det skal sendes brev. Saksbehandler må derfor påse at evt kopimottaker blir påført.

I eiendomsarkivet arkiveres papirdokumenter. For øvrig arkiveres dokumentene elektronisk