RETNINGSLINJER FOR BEHANDLING AV E-POST I HOLTÅLEN KOMMUNE

·             Lotus Notes brukes til å sende e-post både internt og eksternt over Internett til adressater utenfor kommunens organisasjon. E-post til Holtålen kommune skal sendes til og håndteres av det ordinære postmottak i kommunen på følgende
E-post-adresse: epost@holtalen.kommune.no
E-post kan også sendes til hver definert bruker av Lotus Notes. Hver bruker har definert adresse på formen: Eks: fornavn.etternavn@holtalen.kommune.no
Adressen til postmottak skal fremgå av brevark og hjemmeside på Internett.

·         Håndtering av inngående e-post.

E-post til sentralt postmottak skal åpnes av arkivtjenesten (arkivforskriften 3. 2.ledd)

Personlig adressert post videresendes direkte. Dersom en saksbehandler mottar arkivverdig e-post, skal denne videresendes til arkivtjenesten. Ved tvil kontakt Serviceenheten.

Den enkelte saksbehandler har plikt til å vurdere om posten må anses som et arkivverdig dokument.

Arkivverdig e-post skal journalføres av arkivtjenesten før den omdeles. Arkivtjenesten må ta stilling til om meldingen, vedlegget eller begge deler skal journalføres og tilknyttes dokumentregistrering i journalsystemet (se egne rutiner).

 Ikke arkivverdig e-post vurderes/arkivbegrenses:

·                           ikke av interesse – slettes

·                           øvrig videresendes uten journalføring

·                           av interesse for saksbehandler – kan oppbevares

·         Videresending av inngående e-post
Når inngående e-post skal videresendes til flere ansatte, skal en person innsettes som hovedmottaker, de andre settes inn som kopimottakere. Hovedmottaker er ansvarlig for e-posten.

·             Verifisering av mottatt e-postforsendelser.

Hvis det er tvil om e-postmelding kommer fra den oppgitte avsender eller at avsender ikke er entydig identifiserbar, skal det umiddelbart sendes en tilbakemelding pr. e-post til oppgitt avsender, hvor det bes om verifisering av avsender. Arkivtjenesten må undersøke om vedlegg til e-postforsendelsen er i riktig format og lesbar. Dersom vedlegget ikke er lesbart, må avsender varsles med informasjon om hvilke formater som kan leses. Vedlegg virussjekkes (automatisk)

·             Kvittering for mottak av e-post.

Det skal ikke benyttes automatisk kvittering for mottak av e-post. Det er saksbehandlers ansvar å gi tilbakemelding innen 3 dager dersom avsender krever bekreftelse på mottak av e-post, (ikke det samme som frist etter Fvl – 21 dager)

·             Håndtering av utgående e-post.

Arkivverdig utgående e-post skal journalføres og arkiveres i kommunens elektroniske arkivsystem før det ekspederes. Saksbehandler kan selv gjøre dette for sine dokumenter.  ”Velg aktivitet” – ”Send e-post”.

·             Taushetsbelagte opplysninger.

Opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt i henhold til offentlighetsloven   skal ikke sendes som e-post. Unntak kan gjøres dersom personopplysninger anonymiseres, slik at det ikke er mulig å knytte opplysningene til enkeltpersoner eller hvis forsendelsen er kryptert.

·             E-postrutiner ved saksbehandlers fravær.

Saksbehandler må sikre at mottatt e-post kan behandles også ved fravær over lengre tid. Dette skal gjøres ved bruk av funksjon i e-postsystemet for automatisk svar med opplysninger om fraværets varighet. Adresse for kommunens postmottak oppgis.

 Eksempel på automatisk svar:
Jeg er ikke tilstede på kontoret før tirsdag 18. april.
Din e-post til meg - vil først bli lest da.
Meldinger som må behandles før jeg er tilbake - må sendes på nytt til epost@holtalen.kommune.no.

 

Når du selv får en slik melding om fravær, er det viktig å åpne denne e-posten. Spesielle opplysninger som saksbehandler har skrevet leses i åpnet e-post.

·             Arbeidsgivers adgang til ansattes e-post og oversikt over bruk av e-postsystemet. Lov om personopplysninger, forskrifter til denne loven, samt Datatilsynets retningslinjer regulerer adgang til ansattes e-post og andre elektroniske dokumenter.