Prosedyre for avvik og forbedring – 4.5.3
Rev.nr.	Utarbeidet av: Steinar Elven	Godkjent: Rådmann Marius Jermstad	Godkjent dato:  04.01.2010

Formål

Sikre at kommunen forebygger, registrerer og korrigerer avvik på en forsvarlig måte.

Ansvarlig

Ledelsens representant er ansvarlig for oppdatering og gjennomføring av prosedyren

Definisjoner

Avvik: Mangel på oppfyllelse av et krav

Ansvar og gjennomføring

Aktivitet		Ansvarlig	Gjennomføring
Start på prosessen		Ledelsens representant	Årlig
Forebyggende tiltak
1	Utvelgelse av tjenestested for gjennomføring av mulige forebyggende tiltak. Utvelgelsen av tjenestested baseres på de vesentlige miljøaspektene.	Rådmannens ledergruppe	Årlig
2	Gjennomføring av forebyggende tiltak Metode: Kartlegge områder/situasjoner hvor det er mest sannsynlig at negative enkelthendelser med miljøpåvirkning kan oppstå Prioritere disse etter viktighet Iverksette tiltak for å korrigere disse	Rådmannen/ enhetsledere	På utvalgte tjenestesteder i pkt. 1
Registrere avvik
3	Avviksskjema skal fylles ut ved tilløp til uønskede hendelser eller ved reelle uønskede hendelser og situasjoner / innspill Type hendelser som kan registreres er: Mangler ved bygning / maskiner og utstyr og annen eiendom (fare for miljø) Avvik fra sentrale og viktige prosedyrer / retningslinjer / planer som kan medføre fare for negativ påvirkning av miljø. Avdekking av manglende prosedyrer eller rutiner Klage ekstern / berørt part som har vesentlig betydning for miljøet. Akutte utslipp og andre påvirkninger av ytre miljø Avvik fra handlingsplan for måloppnåelse Forbedringsforslag på virksomhetens prosedyrer og planer	Den enkelte medarbeider / enhetsleder	Når avvik oppstår
4	Gjennomføre årsaksanalyse Foreta en vurdering av bakenforliggende årsaker i form av en årsakskjede	Den som rapporterer i samarbeid med enhetsleder	Innen en uke etter at avvik har oppstått
5	Beskrive korrigerende tiltak (permanent tiltak) med tidsfrist og ansvarlig person	Enhetsleder i samarbeid med medarbeider
6	Avviksrapport sendes tjenesteveg	enhetsleder
7	Iverksette korrigerende tiltak	Enhetsleder/rådmann	Snarest etter at rapport er utarbeidet
8	Gjennomgå korrigerende tiltak for å sjekke at det er hensiktmessig Signere avviksrapport Den som iverksetter korrigerende tiltak kan ikke verifisere og lukke avviket.		Når korrigerende tiltak er gjennomført
9	Avviksrapport arkiveres i saksarkivsystemet	Rådmannen
10	Vurdere behov for endringer i miljøstyringssystemet som følge av avviket	Rådmannen	I ledelsens gjennomgåelse
11	Revidere prosessen	Ledelsens representant	Årlig