September 2009
Innhold:
Innledning
Bakgrunn for kommunens miljøstyringssystem
Miljørevisjon som en del av miljøstyringssystemet
Opplegg for revisjonen
Kommunens organisasjon, lover og forskrifter
Fokus og avgrensninger under revisjonen
Avslutning
Dette er en plan for intern miljørevisjon i Holtålen kommune høsten 2009. Internrevisjonen vil denne gangen fungere som en revisjon av miljøaspektene som kommunen har vedtatt og resultatet av disse. Videre vil revisjonen påse at nødvendig dokumentasjon foreligger.
Bakgrunn for kommunens miljøstyringssystem
Holtålen kommune vedtok innføring av miljøstyring/miljøsertifisering den 12. februar i 2003. Rådmannen fikk ansvaret for å gjennomføre tiltaket. Vedtaket i Kommunestyret var som følger:
1. Holtålen kommune vedtar miljøutredningen med de prioriterte målene samt miljøpolicyen for kommunen.
2. Rådmannen får ansvar for å gjennomføre målene i handlingsplanen, kommunens miljøpolicy og miljøstatusrapporten. Rådmannen har ansvar for at Holtålen kommune sertifiseres etter ISO-14001-standarden.
Av diverse grunner (bl.a. rådmannsskifte) ble saken lagt til side og først tatt opp igjen av ny rådmann etter dennes tilsetting den 1. september i 2006. En egen gruppe ble etter dette nedsatt for å drive miljøsertifiseringsarbeidet videre. Dette har gjort at miljøstatus, med miljømål og miljøaspekter er revidert og sak om dette er vedtatt i Formannskapet 06.02.2007. Kommunestyret vedtok ny kommuneplan (samfunnsdel) den 08.03.2007 der revidert miljøpolitikk er tatt inn.
Miljøsertifiseringen av Holtålen kommune er avgrenset til å omfatte ledergruppe, dvs. rådmannen med stab samt enhetsledere (se organisasjonsplan nedenfor).
Holtålen kommune ble miljøsertifisert etter ISO 14001 i 2008.
Miljørevisjon som en del av miljøstyringssystemet
Miljørevisjonen i Holtålen vil bli etablert i henhold til ISO 14001-standarden som en del av PUKK-hjulet (planlegging - utførelse - kontroll - korreksjon) i miljøstyringssystemet. I forbindelse med miljøsertifiseringen er det opprettet en styringsgruppe. Denne gruppa har også tatt ansvar for å opprette en internrevisor som er identisk med IKT-leder.
Det er allerede avholdt forhåndsmøte den 10. august 2009. Der deltok rådmannen, enhetsleder for teknisk, miljø og landbruk og undertegnede. Revisjonen vil ellers gjennomgå aktuelle dokumenter og foreta intervjuer med ledergruppen. Internrevisjonen vil ende opp som en rapport. Rapporten vil inneholde bakgrunn og avgrensning samt hvilke metoder som er brukt. Revisjonskriteriene som er lagt til grunn er ISO 14 001, samt kommunens egne hovedmål, miljøaspekter og handlingsplan . De viktigste miljøaspektene er vareforbruk/varekontroll, arealbruk og miljøvirkninger innen vannkvalitet.
Avslutningsmøte med presentasjon av revisjonsrapport er planlagt til slutten av september. Dato ikke fastsatt.
Kommunens organisasjon, lover og forskrifter
Organisasjonskart:
|
Rådmann
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
Økonomi |
|
|
Ass. rådmann
|
|
IKT |
|
Serviceenhet |
||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Kultur |
|
Teknisk Landbruk Miljø |
|
Holtålen helsesenter |
|
|
Hjemme-tjenesten |
|
Helse Sosial |
|
Barne- hager |
|
Grøt Skole |
|
Hov skole |
|||||||||||||||||||||||||||
Rådmannen er den øverste ansvarlige i kommunen. I stab sitter det ledere for serviceenhet og IKT med sine ansvarsområder. Enhetslederne har ansvar innen sin enhet. Innen hver enhet er det et ulikt antall mellomledere og øvrige ansatte. Denne siste delen av organisasjonen vil ikke vurderes i henhold til den avgrensningen som er foretatt.
Etter de senere vedtak i Formannskap og Kommunestyre (som er nevnt i tidligere kapittel) er det nå greit å holde oversikt over relevante miljødokumenter i Holtålen kommune. Dette betyr at det er den nylig vedtatte kommuneplan (2007 - 2018) og gjeldende økonomi/handlingsplan (2006 - 2009) som er lagt til grunn. Det er i første rekke den utarbeidede miljøstatus med vedlegg av miljøaspekter og miljømål, samt handlingsplan, som er av interesse og som legger grunnlaget for miljøsertifiseringsarbeidet i Holtålen.
Miljøstatusen er en oppsummering av hvor kommunen befinner seg i dag. Den omhandler biologisk mangfold, friluftsliv, kulturminner/kulturmiljø, vannkvalitet, kjemikalier, avfall, klima/luft/støy, energi, transport, innkjøp/forbruk, folkehelse/miljø og landbruk. Den tar også for seg 24 miljøaspekter, oppdelt i 12 sentrale tema som nettopp er nevnt.
Dette dokumentet, med tilleggene A) Målformuleringer og B) Miljaspekter med mål, samt handlingsplanen, er et rimelig godt grunnlag for det arbeidet internrevisjonen skal jobbe med.
Relevante lover er tatt inn i miljøstyringssystemet og ligger som hele miljøstyringssytemet i kommunenes elektroniske systemhåndbok.
Fokus og avgrensninger under revisjonen
Det er kommunens ledelse med rådmann, stab og enhetsledere som eromgang skal sertifisert.
Revisjonsarbeidet er i utgangspunktet et bestilt opplegg fra kommuneledelse som et ledd i hele styringssystemet for miljøarbeidet.
Siden det er ledergruppen som skal sertifiseres vil det også være denne som vil være gjenstand for revisjon. Ved senere revisjoner kan dette utvides til også andre medarbeidere i kommunen, samt politikere.
Som en foreløpig veiledning ved de årlige revisjoner er det laget et sett med spørsmål som kan brukes som utgangspunkt for intervjurunder. Spørsmålssettene dekker bare en del av revisjonsarbeidet og er bare ment som et idégrunnlag for videre utarbeidelse av spørsmål. I denne tabellen er satt opp tidsplan for intervjuene samt linker til veiledende spørsmål:
| Navn | Tidspunkt | Sted |
| Marius Jermstad | Rådmannskontoret | |
| Steinar Elven | Steinars kontor | |
| John Sindre Kirkbakk | John Sindres kontor |
Denne planen er ment å være et arbeidsredskap for internrevisor i forbindelse med internrevisjonen av Holtålen kommune som miljøsertifisert kommune. Revisjonsplanen går inn i den dokumentasjonen som nåværende og fremtidige revisorer/revisjonsteam har som grunnlag for sitt arbeid.
Holtålen 1. september 2009
Øyvind Næss