Regler for IT-bruk

Mål

·      All informasjon i Holtålen kommune skal sikres mot ikke-autoriserte endringer, ødeleggelser, offentliggjøring eller tap.

·      Særlig aktsomhet skal knyttes til håndtering av personsensitiv informasjon eller annen fortrolig informasjon.

·      IT skal brukes for deling og utveksling av informasjon for å sikre effektivitet og service.

Bruk av egen PC

·      All kommunal informasjon skal lagres på kommunens servere. Det er forbudt å lagre personsensitiv informasjon på egen PC.

·      Det er ikke lov å installere programvare som ikke er lisensiert av Holtålen kommune samt godkjent av kommunens IT-ledelse på egen PC eller kommunens servere.

·      Ditt personlige passord til nettverket samt passord for tilgang til de ulike systemene skal huskes eller oppbevares slik at de ikke kan komme i hendene på uvedkommende.

·      Din PC skal alltid slås av ved kontordagens slutt.

·      Pass på at ingen har innsyn til din PC-skjerm dersom du har sensitive opplysninger på denne. Husk også innsyn gjennom vinduer etc.

·      Forlater du PCen på ditt kontor i kontortiden skal skjermsperrer benyttes dersom du jobber med sensitiv informasjon evt. at du logger av vedkommende system/oppgave.

·      Du har ikke lov til å ta ut personsensitiv eller annen beskyttet informasjon på diskett eller CD.

·      Sørg for at disketter og "hjemmebrente" CD'er er virussjekket før du bruker dem i nettverket.

Bruk av felleskalender

·      Alt fravær, møtetid og reservert arbeidstid skal registreres på kommunens felleskalender i Notes.

·      Felleskalenderen skal om nødvendig ajourføres daglig.

·      Sentralbordet skal kunne stole på at felleskalenderen gir nødvendig informasjon om du er tilgjengelig for publikum eller ikke.

·      Kollegaer i kommunen skal kunne avtale møter med deg innenfor ledig tid i forhold til din kalender.

Bruk av elektronisk post - internt

·      Det interne e-postsystemet i Notes brukes til å gi meldinger og informasjon internt i kommunen - til enkeltpersoner eller grupper.

·      Til den formelle saksbehandlingen benyttes sakarkivsystemet dvs. Kontor 2000.

·      Større dokumenter som ligger i saksarkivet eller i andre informasjonsbaser skal ikke distribueres via e-postsystemet. I stedet kan det sendes en melding om hvor dokumentet ligger på fellessystemene.

·      Reduser privat e-postkontakt via arbeidsstasjonen mest mulig. Unngå å få din e-postadresse på jobb registrert i private adressekataloger.

·      Du skal kunne stole på at en melding gitt pr. e-post er oppfattet og akseptert.

Bruk av ekstern e-post og faks

·      Holtålen kommunes ansatte er kjent med at bruk av ekstern e-post og faks må sees på som en åpen kommunikasjonsform der informasjonen kan leses av uvedkommende.

·      Personsensitiv eller annen fortrolig informasjon skal ikke sendes pr. e-post eller faks

·      Dersom mottakeren aksepterer det, er det unødvendig å sende pr. post (papirbasert) informasjon som allerede er sendt pr. e-post.

·      Alle dokumenter som er en del av den formelle saksbehandlingen skal lagres i sakarkivsystemet selv om de er sendt med e-post/faks.

·      Alle dokumenter som det er viktig underlegges en formell behandling både hos avsender og mottaker (f.eks. kontrakter, søknader, klager osv.) skal sendes pr. post (papirbasert).

·      Åpne aldri et vedlegg til en e-post som har et mistenkelig eller useriøst innhold selv om avsenderen er kjent. Åpne heller aldri vedlegg av typen: .exe, .com, eller .vbf.

·      Slett straks e-post med mistenkelig innhold.

Bruk av Internett

·      Din Internett-tilgang skal bare brukes til kommunerelaterte formål dvs. innhenting av informasjon som du trenger i oppgaveløsningen og saksbehandlingen.

·      Det er ikke lovlig å hente ned programvare (freeware & shareware) uten samtykke fra sentral IT-enhet.

·      Underholdningsrelatert programvare/spill skal under ingen omstendigheter kunne hentes ned og/eller distribueres på kommunens nettverk.

·      Du skal rapportere mulige sikkerhetsproblemer som oppstår eller du har grunn til å anta eksisterer, til kommunens IT-ansvarlige.

·      Du kan ikke delta på/sende til “Internett News konferanser” fra kommunens nettverk. Men du kan lese slik informasjon fra disse konferansene.

·      Du skal aldri etablere kundeforhold til informasjonsbaser i Internett som det er abonnement knyttet til.

·      Du er innforstått med at åpen tilgang til Internett fra kommunens nettverk er en tillitssak mellom deg som ansatt og kommunen som arbeidsgiver.

·      Last aldri ned innhold med pornografisk, voldelig eller rasistisk innhold eller annet materiale som kan virke usømmelig.

·      Sentralt driftsansvarlige kan benytte evt. logget nettrafikk som grunnlag for generell statistikk i henhold til Datatilsynets retningslinjer.

·      Dersom brudd på retningslinjer gjør det nødvendig å gå inn på loggen til en person, skal dette på forhånd avklares med rådmannen og den personen det gjelder.

·      Logg kan stilles til disposisjon for påtalemyndigheten ved lovbrudd.